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仕事を分解する

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納期に余裕がある仕事に限って、最終的に時間がなくなることはありませんか。誰でも経験があるのではないでしょうか。

提出期限が近くならないとスイッチが入らない。ぎりぎりになるとすごい集中力を発揮し、仕上げてしまう。不思議なものですね。もしかしたら、今、確定申告の作業をされている方は、そんな状態かもしれません。

私も子供の時は、そのタイプでした。夏休みはいつも最後の3日間で、宿題をしていました。やっつけ仕事なので、たいした工作や自由研究もできません。そんな子供時代でしたが、しかしいつからか、「期限ぎりぎりにばたばたするのが嫌なタイプ」になりました。前もってやることが楽なことに気が付いたからです。

セミナー講演などの仕事をいただくと、まず「セミナー資料提出の納期」を確認します。セミナー当日の2週間前とかが多いですね。納期ぎりぎりに提出することはしません。納期の1週間前には提出します。そう決めています。

セミナー講演などの仕事は、かなり前に話がきます。行政関係だと年間予算を決めているので、半年以上前にお話をいただくこともあります。まだ先だと考えていると、あっという間に時間は経過します。何から手を付けていいか考えているうちに納期が迫り、気が焦ります。結果、内容が薄いものになってしまいます。

こうならないために、工夫していることは、仕事を分解するということです。

セミナーの仕事であれば、

①主催者とテーマの打合せ、受講層の確認
②概要の設計
③情報収集(書籍の購入、関係者への取材)
④構想→手書きで下書き
⑤パワーポイントで資料作成
⑥リハーサル

以上のように分解して、スケジュールに落としこんでいきます。これで納期直前にばたばたすることはありません。また、リハーサルをしっかりすることで、緊張することもありません。

また、今年の確定申告については、

①領収書の整理、やよい会計へのデータ入力→毎月1回
②税務署提出添付資料の収集(社会保険・生命保険の控除証明、源泉徴収など)
③やよい会計ソフトで決算処理
④不明点の抜きだし→税務署無料相談電話で確認
⑤決算書類の提出

という具合に仕事を分解し、年明けから、空き時間を活用して準備していました。そして2月20日に提出しました。この一連の作業を一気にやってしまおうとすると、かなりの時間確保が必要になります。そしておっくうになり、ぎりぎりまでやる気がおきないのです。

納期ぎりぎり、ばたばたしていい仕事ができないことが悩みなら、仕事を分解してみることも一つの方法かもしれませんね。

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