決算期の途中まで、「今期は黒字で着地だな」と思っていたのに、決算処理をしたら赤字になっていた。
そんな経験はありませんか？
試算表は毎月見て、黒字を確認していたはず。
銀行には「今期は黒字になりそうです」、と報告していたのに。困った困った、、、。
今日は「黒字予測がフタを開ければ赤字になった」、3つの要因について考えてみます。
（期末に何かおおごとが発生したという話ではなく、財務処理の問題による赤字発生の話です）。
まず考えられる要因は、減価償却を毎月やっておらず、年度末に一括して計上したためです。
私は中小企業の試算表をたくさん目にしてきましたが、多くの中小企業が減価償却費を月次計上していません。顧問税理士事務所の方針なのか、決算期に全額費用計上することが多いようです。
そのため、今まで黒字だと思っていたのに、決算をしてみれば赤字転落、という事態が発生します。
今日は詳しくお話ししませんが、減価償却費は費用です（減価償却費については以下の記事を参照ください）。
【参考記事】減価償却の意味～減価償却費の扱いは、経営にどう影響するか～
法人の場合、減価償却は税務上任意計上なので、「赤字になるので減価償却をしない」という選択肢もありますが、良くない選択です（詳細は以下記事を参照ください）。
【参考記事】減価償却不足額を、銀行はどう見ているか
そうならないための対策は、期初に今年度の年間減価償却費の見込みを計算し、毎月年間の1/12を費用として処理しておくことです。年間減価償却費の見込み額計算は、顧問税理士事務所にお願いすればやってくれます。そもそもクライアントに言われなくとも、経営の実態を適時把握しておくためには、そういう月次処理をしておくべきですが。
次に考えられる要因は、在庫を月次で棚卸していないので、期末に締めてみると在庫の金額が期初より少なくなったからです。
在庫の額が少なくなった。良いことではないの？そうとも言い切れません。
まず売上原価の計算方法について、簡単に説明します。
【売上原価の計算式】
売上原価＝期首在庫+年間仕入金額－期末在庫
次に簡単な数字を入れてみます。
【期首在庫1,000万円 仕入高1億円 期末在庫1,000万円の場合】
売上原価＝1,000+10,000－1,000＝1億円となります。
期末在庫の評価額が500万円だったらどうでしょう？
売上原価＝1,000+10,000－500＝1億500万円
売上原価が500万円増えましたね。利益が500万円減ったことになります。
在庫の評価額が期初から減るとはどういうことでしょう？
売上が好調で、定価で在庫が販売できたなら、これは良いことです。売上も利益も上がるでしょう。
しかし、期末在庫の評価額が下がった原因が、期末に棚卸したときに発覚した商品の破損や、流行遅れによる商品価値の低下だったら、どうなるでしょう？
そうです、その部分は赤字です。
毎月の在庫棚卸をしていないと、決算期に期末在庫の減少が発生することがあります。
これが2つ目の要因です。
そうならないための対策は、ベストは毎月、少なくとも3か月に一度、在庫の棚卸を実施することです。1年間も在庫の状態を把握できていないなんて、恐ろしくないですか？
3つ目の要因は、月次処理のミスです。
例えば、売上の計上ミス。前受金や預り金で処理しないといけないのに、誤って売上に計上していた。現金が入ると売上に計上できるのではありません。
分かりやすい例で言えば、建設業公共工事の前受金。口座に現金は入りますが、工事が完成するまでは、売上として計上できません。
また、経費の計上漏れ。仕入代金や固定経費など月次処理を失念していた場合、決算期に修正になることがあります。
ミスしやすいのは、現金が動いていない経費。例えば、業績が苦しく役員報酬を未払にしていても、経費処理する必要があります。
売上や経費の計上ミスを防ぐためには、正確な事務処理体制を作ること。可能なら社内でダブルチェック体制を採ることです。
また、経営者は試算表数値を見て、違和感に気づく感性が必要です。
「試算表では利益が出ているけど、現金の動きや顧客の来店状況を見ると、こんなに利益があるはずない、どこか数字がおかしいのではないか」、など。違和感を持てば原因を分析し、間違いに気づくことができます。
以上、「黒字だと思っていたら、フタを開けてみたら赤字になる」3つの要因について考えてみました。財務管理強化の参考にしていただけますと幸いです。
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地方銀行に17年勤務しながら、2011年に中小企業診断士の資格を取得。資格取得後、独立開業。2015年に経済産業省から経営革新等支援機関に認定されている。
独立後13年に亘り、「金融のことも経営のことも両方わかる経営コンサルタント」として、
中小企業支援に携わる。経営力強化、赤字立て直し、財務体質改善、資金調達支援など、100社以上の支援実績がある。
金融知識、財務知識を活かし、中小企業の経営課題解決に特化した経営コンサルタントとして活動している（2024年時点）。
和田経営相談事務所代表 和田 健一
