決算期の途中まで、「今期は黒字で着地だな」と思っていたのに、決算処理をしたら赤字になっていた。
そんな経験はありませんか？
試算表は毎月見て、黒字を確認していたはず。
銀行には「今期は黒字になりそうです」、と報告していたのに。困った困った、、、。
今日は「黒字予測がフタを開ければ赤字になった」、3つの要因について考えてみます。
（期末に何かおおごとが発生したという話ではなく、財務処理の問題による赤字発生の話です）。
まず考えられる要因は、減価償却費を毎月やっておらず、年度末に一括して計上したためです。
私は中小企業の試算表をたくさん目にしてきましたが、多くの中小企業が減価償却費を月次計上していません。顧問税理士事務所の方針なのか、決算期に全額費用計上することが多いようです。
そのため、今まで黒字だと思っていたのに、決算をしてみれば赤字転落、という事態が発生します。
今日は詳しくお話ししませんが、減価償却費は費用です（減価償却費については以下の記事を参照ください）。
【参考記事】減価償却の意味～減価償却費の扱いは、経営にどう影響するか～
法人の場合、減価償却は税務上任意計上なので、「赤字になるので減価償却をしない」という選択肢もありますが、良くない選択です（詳細は以下記事を参照ください）。
【参考記事】減価償却不足額を、銀行はどう見ているか
そうならないための対策は、期初に今年度の年間減価償却費の見込みを計算し、毎月年間の1/12を費用として処理しておくことです。年間減価償却費の見込み額計算は、顧問税理士事務所にお願いすればやってくれます。そもそもクライアントに言われなくとも、経営の実態を適時把握しておくためには、そういう月次処理をしておくべきですが。
次に考えられる要因は、在庫を月次で棚卸していないので、期末に締めてみると在庫の金額が期初より少なくなったからです。
在庫の額が少なくなった。良いことではないの？そうとも言い切れません。
まず売上原価の計算方法について、簡単に説明します。
【売上原価の計算式】
売上原価＝期首在庫+年間仕入金額－期末在庫
次に簡単な数字を入れてみます。
【期首在庫1,000万円 仕入高1億円 期末在庫1,000万円の場合】
売上原価＝1,000+10,000－1,000＝1億円となります。
期末在庫の評価額が500万円だったらどうでしょう？
売上原価＝1,000+10,000－500＝1億500万円
売上原価が500万円増えましたね。利益が500万円減ったことになります。
在庫の評価額が期初から減るとはどういうことでしょう？
売上が好調で、定価で在庫が販売できたなら、これは良いことです。売上も利益も上がるでしょう。
しかし、期末在庫の評価額が下がった原因が、期末に棚卸したときに発覚した商品の破損や、流行遅れによる商品価値の低下だったら、どうなるでしょう？
そうです、その部分は赤字です。
毎月の在庫棚卸をしていないと、決算期に期末在庫の減少が発生することがあります。
これが2つ目の要因です。
そうならないための対策は、ベストは毎月、少なくとも3か月に一度、在庫の棚卸を実施することです。1年間も在庫の状態を把握できていないなんて、恐ろしくないですか？
3つ目の要因は、月次処理のミスです。
例えば、売上の計上ミス。前受金や預り金で処理しないといけないのに、誤って売上に計上していた。現金が入ると売上に計上できるのではありません。
分かりやすい例で言えば、建設業公共工事の前受金。口座に現金は入りますが、工事が完成するまでは、売上として計上できません。
また、経費の計上漏れ。仕入代金や固定経費など月次処理を失念していた場合、決算期に修正になることがあります。
ミスしやすいのは、現金が動いていない経費。例えば、業績が苦しく役員報酬を未払にしていても、経費処理する必要があります。
売上や経費の計上ミスを防ぐためには、正確な事務処理体制を作ること。可能なら社内でダブルチェック体制を採ることです。
また、経営者は試算表数値を見て、違和感に気づく感性が必要です。
「試算表では利益が出ているけど、現金の動きや顧客の来店状況を見ると、こんなに利益があるはずない、どこか数字がおかしいのではないか」、など。違和感を持てば原因を分析し、間違いに気づくことができます。
以上、「黒字だと思っていたら、フタを開けてみたら赤字になる」3つの要因について考えてみました。財務管理強化の参考にしていただけますと幸いです。
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地方銀行に17年勤務しながら、2011年に中小企業診断士の資格を取得。
独立後11年に亘り、「金融のことも経営のことも両方わかる経営コンサルタント」として、
中小企業支援に携わる。コンサルタントして、経営力強化、財務体質改善、資金調達支援など、100社以上の支援実績がある。
銀行時代から数えて28年間で、数多くの中小企業決算書に関わっており、コンサル実務を背景にした決算分析力に強みを持つ。（2022年時点）
和田経営相談事務所代表 和田 健一
