和田経営相談事務所では、これまで10年以上にわたって作成してきた財務・銀行融資・経営改善などの専門記事を、ウェブサイト上のAIチャットボット「AI経営参謀」の知識として活用しています。
ところが最近、記事を更新した際に、その内容がチャットボットの知識データへ正常に反映されない不具合が発生しました。
さらに詳しく調べると、更新した記事が反映されないだけでなく、それまで登録されていた知識データまで消えてしまう可能性があることが分かりました。
この問題の厄介なところは、ウェブサイトもチャットボットも、表面上は通常どおり動いていたことです。
問題の解消までには約2か月を要しました。開発会社とのやり取り、ログの確認、設定変更、診断コードによる検証などを繰り返し、ようやく原因を特定して正常な状態へ戻すことができました。
これは一見すると、単なるITシステムのトラブルです。しかし、一連の調査を振り返ると、中小企業経営にも通じる重要な教訓がいくつも見えてきます。
今回、ウェブサイトは通常どおり表示され、チャットボットも利用者の質問に回答していました。
そのため、利用者から見れば大きな異常はありません。しかし、システムの裏側では、次のような問題が発生していました。
経営にも、これと同じことがあります。
売上が前年並みだから問題ない。資金繰りが回っているから大丈夫。社員が辞めていないから組織は安定している。そのように見えていても、内部では静かに問題が進行している場合があります。
経営者が確認すべきなのは、最終的な結果だけではありません。
その結果が、どのような工程を経て生まれているかまで見る必要があります。
当事務所には300本を超える専門記事があります。しかし、記事を保有しているだけで、その価値が永久に保たれるわけではありません。
金利、融資制度、補助金、税制、AI、サイバーセキュリティなどの情報は、時間とともに変化します。古くなった記事を更新できなければ、過去に蓄積した資産の価値は徐々に低下します。
今回の不具合では、記事を更新すると知識データが消える可能性があったため、約2か月にわたって記事更新へ慎重にならざるを得ませんでした。
失われていたのは記事そのものではありません。記事を継続的に更新し、チャットボットや顧客獲得へ活用する仕組みが止まっていたのです。
経営資産の価値
＝ 保有している資産 × 更新できる仕組み × 活用できる仕組み
これは記事に限った話ではありません。
資産を持つこと以上に、資産を更新し、再利用し、価値へ変換し続ける仕組みが重要です。
不具合が続いていた期間、記事更新そのものが危険な作業になっていました。
古い記事を最新版にしたくても、更新するとチャットボット側のデータが消える可能性があります。そのため、改善の必要性を理解しながらも、積極的に手を入れられない状態でした。
中小企業でも、過去の失敗やトラブルが原因となり、改善そのものが止まることがあります。
しかし、改善を止めれば、問題は起きにくくなる一方で、会社の成長も止まります。
必要なのは、改善を諦めることではありません。
改善を止めている原因を特定し、そのボトルネックを取り除くことです。
今回も、記事更新をやめるのではなく、「なぜ更新すると知識データが消えるのか」を最後まで追ったことで、再び積極的に記事を更新できるようになりました。
今回の不具合は、一つの原因を修正しただけでは解消しませんでした。
調査を進めると、次のような複数の要因が重なっていることが分かりました。
① 古い知識データを削除する処理の順序
② 日本語の長文を分割する仕組み
③ システム全体に関係する文字数設定
④ 過去に追加した独自コード
⑤ 自動処理に関する設定
経営上の問題も同じです。
売上低下の原因を「営業担当者の能力不足」だけで説明するのは危険です。商品力、価格、顧客層、競合、営業方法、既存顧客への対応など、複数の要因が関係している可能性があります。
利益が減少した場合も、原材料価格だけでなく、値引き、在庫、残業、外注費、設備稼働率、販売構成などを確認する必要があります。
経営改善で大切なのは、原因らしきものを見つけることではありません。
問題となっていた現象が、本当に解消したかを確認することです。
一つの対策を実行しても、売上、利益、資金繰り、業務時間などの数値が改善していなければ、別の原因が残っている可能性があります。
今回、開発会社には、単に「システムが動きません」と伝えたわけではありません。
これらを整理して伝えた結果、開発会社も問題を再現でき、システム側の不具合修正につながりました。
金融機関、税理士、システム会社、仕入先などへ相談するときも同じです。
「最近、資金繰りが厳しい」というだけでは、相手も的確な対応ができません。売上がいつからどれだけ下がったのか、売掛金の回収が何日延びたのか、在庫がどの程度増えたのかを示せば、相談の質は大きく変わります。
外部専門家を活用する力とは、経営者自身がすべての専門知識を持つことではありません。
現象を整理し、相手が判断できる情報を渡す力です。
今回の調査では、以前のトラブルへ対応するために追加していた独自設定やコードも見直しました。
導入当時は必要だったとしても、システムが更新された後には不要になっているものがあります。それを放置すると、別の処理と競合し、原因調査を難しくします。
企業内にも、同じような「過去の応急処置」が残っています。
応急処置を実施した後には、必ず次のいずれかを判断する必要があります。
「今も動いているから残す」という判断は、将来のトラブルを増やす原因になります。
不具合解消後、約300本の記事を対象に、一括同期処理を実施しました。
処理には10分以上かかり、次の結果となりました。
● 23件：新たに追加
● 1件：更新
● 275件：最新状態であることを確認
この全件点検の価値は、不足していたデータを追加したことだけではありません。
「現時点で、どこまで正常なのか」という基準点を作ったことに大きな意味があります。
長期間問題が続いた後は、部分的な修正だけでは不十分です。在庫、売掛金、契約書、顧客情報、設備台帳なども、一度全件を照合し、正常な基準点を作る必要があります。
基準点があれば、次に異常が発生した際、それが過去から残っていた問題なのか、新しく発生した問題なのかを判断できます。
中小企業では、経営者がシステム、営業、顧客対応、資金繰りまで直接見る場面が多くあります。
これは経営者にとって大きな負担ですが、同時に、大企業にはない強みでもあります。
今回も、次の流れを一つの経営システムとして確認できました。
記事を更新する
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AIの知識データへ反映する
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チャットボットが専門的に回答する
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利用者が事務所の専門性を理解する
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相談・問い合わせにつながる
経営者が顧客との接点から内部処理まで理解していれば、小さな異常を早い段階で発見できます。そして、改善結果をサービス品質へ直接反映できます。
当事務所の「AI経営参謀」も、ぜひ気軽にお試しください。
財務、資金繰り、銀行融資、経営改善などの疑問を、画面右下の「AI経営参謀に聞く（無料）」から質問できます。
今回復旧したのは、単なるAIチャットボットの一機能ではありません。
記事を更新し、最新情報を知識データへ反映し、チャットボットが専門的な回答を行い、利用者の信頼を高め、相談や問い合わせへつなげる。
この一連の循環を取り戻したことが、今回の最大の成果です。
中小企業経営においても、問題解決の目的は、その場のエラーやクレームを消すことではありません。
売上、業務、資金、人材、顧客対応が正常に循環し、今後も改善を続けられる状態へ戻すこと。それが本当の問題解決です。
「今も動いているから大丈夫」と考えず、重要な資産や業務が本当に正常に機能しているか、一度確認してみてください。
そこに、会社の次の成長を止めている、目に見えないボトルネックが隠れているかもしれません。
自社の財務基盤を盤石にし、本気の事業成長を目指す方は、ぜひ一度当事務所へご相談ください。
愛媛県松山市の中小企業診断士・FP1級技能士。
元銀行員（17年）および経営コンサルタント（15年）として計100社以上の支援実績を持つ財務・経営戦略の専門家。
「次のステージ（設備投資・事業拡大）」を目指す優良企業に向けた緻密な財務シミュレーションや銀行交渉のロジック構築に加え、客観的な【経営診断】を起点とした伴走型の会社成長支援を得意としています。支援の最終ゴールは、コンサルタントへの依存ではなく「企業の自走化」です。
当事務所の最大の強みは、代表・和田健一による【完全専任体制】です。担当者が変わる大手ファームとは異なり、極めて機密性の高い財務データの「情報漏洩リスクゼロ（究極の機密保持）」を絶対の約束としています。
愛媛県松山市 和田経営相談事務所 代表 和田健一（中小企業診断士／経済産業省認定 経営革新等支援機関）。
