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事象をプロジェクトとして捉える

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すべてとは言いませんが、ほとんどの事柄はプロジェクトということができます。プロジェクトは仕事上のことだけではありません。

例えば先日我が家では、子供たちの運動会がありました。台風一過、素晴らしい秋晴れのもと、開催されました。

ここには2つのプロジェクトが同時進行していました。

1つ目のプロジェクトは、学校側が行う「運動会実行プロジェクト」です。最終着地点は、当日に無事運動会を開催することです。目的は、児童に学習と思い出作りの機会を与え、かつ、観客(ほとんどが父兄)に感動と家族のつながりの強化を提供することです。

このために、事務局である学校の先生たちは、おそらく夏休み中からいろいろな準備をされてきたことでしょう。

プログラムの決定、パンフレットの製作、飾り付けの制作、プログラムを成功させるための生徒の指導や練習、生徒の役割分担、先生の役割分担の決定、父兄への連絡、前日の設営などこれらを詳細化していくと何百ものタスクになったことでしょう。

当日は当日で、天候の心配、プログラムの進行、安全運行など色々と気を配らなければなりません。

これら一連がつながってこそ「運動会の実行」プロジェクトが完成するのです。

また、当事務所の仕事も1つ1つがプロジェクトです。例えばセミナーの講師です。このケースの最終着地点は、「与えられた演題で観客の満足度が高い講演を行うこと」です。そのためには十分な準備が必要です。

最終着地点を達成するために、何から始めていいかわからないケースがあります。何から始めていいかわからないと時間ばかりが過ぎて、焦りが出てきます。

そういう時私は、プロジェクトを達成するためにしなければならないタスクを抜き出すことにしています。例えばセミナー講師のケースであれば、
①演題について主催者と打合せする
②演題についてのデータを収集する
③演題の流れを決定する
④パワーポイントで資料を作成する
⑤できた内容を主催者に確認する
⑥当日配布資料を用意する
⑦予行練習を行い、時間配分を確認する

などです。そして、その中の1つ1つを細分化します。例えば②演題についてのデータを収集するなら、「関連書籍を購入する」「関係者にインタビューする」「インターネットで検索する」などのようにです。

加えてそれをいつまでにやりあげるのかスケジュールに落とし込みます。こうして細分化したタスクを1つ1つ消しこんでいくことで、プロジェクトは完成するのです。

さて、運動会で同時並行で進行したもう1つのプロジェクトは、我が家の「運動会お弁当プロジェクトです。」こちらの内容については、「成功した」というご報告のみで、詳細は割愛させていただきます。(笑)

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